Auditoría de una empresa: consejos para estar preparado

Prepararse para la auditoría de una empresa requiere realizar una serie de procesos medianamente laboriosos, pero no complejos. Es muy recomendable realizar este proceso para  evitar contratiempos y que la relación con el futuro auditor sea fluida y pueda cumplir en plazo su trabajo.

En este artículo daremos consejos para estar preparado para la auditoria de tu empresa, independientemente de que sea la primera vez  que te auditas o sea auditoría recurrente (2ª o ulteriores).

Te recomendamos que antes de afrontar el proceso de auditoría, realices una serie de trabajos y prepares la documentación fundamental,  repasando los aspectos más relevantes para facilitar la agilidad del proceso auditor, que debe culminar con la entrega del informe de auditoría en los plazos legalmente señalados.

Si es la primera vez que va a auditarse tu empresa 

En el caso de encontrarnos frente a la primera auditoría, y dado que el auditor necesitará conformar un archivo de nuestro histórico, deberíamos tener preparada y escaneada una serie de documentación relevante:  escrituras de la sociedad (constitución, modificaciones estatutarias, adaptaciones legales y todas aquellas otras significativas), declaraciones de impuestos de los últimos 4 años, relación de las partidas de inmovilizado y sus justificantes,  y toda aquella documentación histórica que tenga incidencia en el ejercicio a auditar, en definitiva lo que podríamos llamar la documentación permanente que debe conservar toda empresa.

En este proceso se solicita normalmente también balances, libro diario y cuentas de mayor,  que debemos procurar tener en formato digital, y que pueden solicitarnos en una fecha intermedia y al cierre del ejercicio.

Debemos sin ningún tipo de reparo comentar con el auditor aquéllas cuestiones que nos suscitan dudas, como estimaciones contables,  forma y manera de registro de operaciones complejas u otras. El auditor de cuentas está para revisar nuestras cuentas pero también para ayudarnos y ofrecernos su apoyo en aquellas cuestiones que nos susciten dudas. 

Es imprescindible entregar las cuentas anuales a fecha de cierre contable del ejercicio con todo su contenido, es decir:

• Balance de situación
• Cuenta de resultados
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• Estado de flujos de efectivo
• Memoria de la empresa
• Informe de Gestión

También solicitarán la relación de modelos de liquidación de impuestos presentados durante el ejercicio, además de la relación de asesores legales externos de la empresa, con sus datos de contacto y la dirección.

Debemos facilitar el acceso del auditor a todos nuestros libros oficiales, incluyendo los libros de actas de la sociedad y libro registro de socios,  para que  no haya ningún tipo de limitación en la realización de su trabajo.

Nuestra recomendación como auditores experimentados es que la empresa tenga la administración puesta al día, y la contabilidad cerrada para que, a la hora que el auditor pida la documentación contable, la empresa transmita confianza al auditor y pueda superar  satisfactoriamente la auditoría.

La primera auditoría supone una novedad para la empresa, Una vez superada la primera auditoría, los responsables de la empresa ya conocerán el modo en que se desarrolla el proceso, cómo trabajan los auditores y qué documentación debe estar preparada y de qué forma, facilitando el inicio y desarrollo de las siguientes auditorías

Pasos para prepararse para la auditoría de una empresa de manera rutinaria o recurrente.

Ya conocemos a los auditores, y sabemos los aspectos que más interés suscitan y su forma de trabajar.  Debemos de solventar y poner el acento en aquéllas debilidades o incorrecciones que se hayan detectado en auditorías pasadas. No obstante,  debemos prepararnos cada año y realizar las tareas previas a la auditoría:

• Antes de empezar, comprueba que todo está al día
• La documentación necesaria estará copiada y será completa
• Antes de entregar la documentación, será supervisada, corregida y tendrá coherencia.
• En caso de tenerlos, mantén al día los libros de actas del Consejo de Administrador y de la Junta de Accionistas
• Prevé tiempo para reunirte con los auditores

Además, recordamos que los documentos que solicitarán son:

• Escrituras de constitución y modificación de estatutos sociales
• Balance de sumas y saldos
• Cuentas anuales
• Balance de situación
• Cuenta de resultados
• Estado de cambios en el patrimonio neto
• Estado de flujos de efectivo
• Relación de los modelos de liquidación de impuestos del ejercicio que se audita

Recomendaciones en el momento de la auditoría

• Contesta a todo lo que te pregunten y aclara y justifica cualquier cuestión que puedan requerirte

• Relájate, el auditor no es un “examinador”, está para ayudarte.
• Muestra tus resultados
• Pregunta todo lo que no te quede claro y pide ayuda en aquellos aspectos que tengas dudas para registrar contablemente o reflejar en cuentas anuales.
• Pide que te expongan las conclusiones que encontraron durante el proceso
• Da seguimiento a tu auditoría 

Grossman cuenta con un equipo de auditores de cuentas con vocación de servicio y ayuda a la empresa. La auditoría de cuentas mejora la calidad de la información  de la empresa y transmite gran confianza a los terceros con los que se relaciona.